Confira algumas dicas para lidar com clientes diretos e agências de tradução.
1. Sempre peça que seu cliente assine uma Ordem de Compra (PO) por e-mail.
2. Se a agência exigir que você assine um contrato para freelancers, leia-o cuidadosamente. Se tiver qualquer dúvida, não assine. Certas cláusulas não devem ser aceitas. Ex.: Uma agência que declara que o tradutor será pago assim que receber o pagamento de seu cliente final. Segundo as leis contratuais vigentes, isto é completamente errado e não deve ser aceito por nenhum tradutor profissional. As agências têm que pagar o tradutor de acordo com o contrato firmado entre as partes, mesmo que o cliente final não pague à agência. Portanto, a retenção do pagamento até que este seja efetuado pelo cliente final é altamente antiética e viola a lei.
3. "Treine" seus clientes: explique a eles, em linguagem simples, como funciona o processo de tradução. Não aceite nenhuma exigência humanamente impossível de ser executada (por exemplo, 5 mil palavras em 24 horas). Muitas pessoas ainda acreditam que traduzir envolve apenas substituir palavras de um idioma para outro. Enfatize que a tradução de mil palavras geralmente leva ainda mais tempo do que escrever essas mesmas mil palavras.
4. Seja rigoroso sobre suas condições de pagamento: no contato inicial com a agência (ou com o cliente direto), explique suas condições. Seja educado, mas firme. Uma forma de incentivar pagamentos em dia é cobrar juros de mora se o pagamento não for efetuado dentro do prazo estipulado. Algumas agências pagam depois de 30 dias da emissão da nota, mas muitas delas pagam apenas depois de 45, 60 dias.
5. Às vezes, uma agência pode alegar que não poderá lhe pagar no prazo definido devido a problemas de fluxo de caixa - ou seja, depois que você já lhes enviou vários lembretes sobre o pagamento. CUIDADO! Isto significa: a) que eles têm péssimos clientes que não pagam em dia (o que indica uma falta de tino comercial); b) a administração é desorganizada; c) eles não são profissionais; d) a coisa está feia! Recomendo que você não aceite mais trabalhos de agências ou clientes assim. Se quiser dar uma chance, diga-lhes que você pode pensar em voltar a trabalhar para eles se o pagamento devido for efetuado e a empresa se mostrar mais organizada. Como forma de pressionar agências por pagamentos não recebidos, você também pode assinalar que publicará informações sobre suas práticas de pagamento em várias listas, como o Blue Board do Proz.
6. Evite trabalhar com agências que publicam ofertas de emprego na Internet ou entram em contato com você por e-mail mas não fornecem informações detalhadas (número de telefone, endereço físico, site, etc.).
7. Evite clientes que utilizam contas de e-mail gratuitas como Hotmail ou Yahoo. Se uma agência utiliza tais contas, pode ter certeza de que elas não são legítimas nem profissionais. Agências profissionais tem nomes de domínio profissionais (ex.: info@xtranslations.com).
8. Evite agências que enviam "testes" de mais de 500 palavras - muitas agências agem de má fé e usam esse artifício para ter um documento traduzido sem pagar por isto. Lembre-se: os testes de tradução padrão não devem exceder 200-250 palavras.
9. Em relação aos testes: mesmo que eles contenham apenas 200-250 palavras, certifique-se de que se trata de um texto isolado; caso contrário, pode ser que eles estejam enviando pequenas partes de um texto maior para vários tradutores como "testes" - novamente, com o propósito de obter a tradução de graça.
10. Cuidado com os e-mails desconhecidos que você recebe de supostas agências ("recentemente encontramos seu nome e gostaríamos de convidá-lo a fazer parte de nossa equipe de tradutores. Por favor, envie-nos seu CV, tarifas, lista de clientes, etc."). Este pode ser um truque de outros tradutores para "sondar" você (eles querem obter e-mails de recrutadores e outras informações, querem saber para quem você trabalha e quanto cobra). Portanto, se você lhes fornecer duas ou três referências profissionais, eles irão contatá-los, não para solicitar referências, mas para tentar "roubar" seus clientes oferecendo tarifas menores. Infelizmente, tem gente assim.
11. É sempre melhor renunciar a um trabalho potencial (em caso de dúvida sobre o cliente) do que passar por toda a incomodação de tentar receber o pagamento mais tarde.
12. Em projetos maiores para clientes novos, em caso de dúvida quanto à reputação de uma agência ou cliente, cobre um "adiantamento". Por exemplo, 25% adiantado, outros 25% na metade do projeto e o restante após a conclusão do projeto.
13. Se um cliente lhe pedir para comprar um software ou qualquer outro produto (como um requisito para receber trabalho), pense bem antes de concordar com qualquer coisa. Na maioria dos casos, estas pessoas não são clientes reais, são vigaristas se passando por agência para tentar vender algum software, produto, etc.
14. Nunca, sob nenhuma circunstância, aceite um trabalho sem analisar ao menos parte dele para saber sobre o nível de dificuldade, organização do documento, qualidade, etc. Quando uma agência tem um projeto bastante difícil ou desagradável, eles o chamarão ou lhe enviarão um e-mail sem nenhum anexo. A ideia é fazer com que você concorde em realizar o trabalho sem ter tido a chance de dar uma olhada nele.
São os chamados "pepinos". Traduções que irão demandar duas ou três vezes mais tempo do que indicado, ou trabalhos em que o valor pago por palavra não vai compensar nem de longe a sua dor de cabeça.
15. Volumes: Na Europa, muitas agências de tradução seguem os seguintes padrões:
mil palavras por dia (volume normal) e 2 mil palavras (urgente). Pessoalmente, acredito que qualquer profissional consegue traduzir de 3 a 4 mil palavras por dia. Nunca aceite volumes de trabalho acima de sua capacidade de trabalho. Recomendo fazer um teste com um pequeno trecho a ser traduzido para ter uma ideia do tempo que você irá gastar para concluir e entregar o trabalho.
16. Entregue sempre a tempo ou antes do prazo. Isto não só garantirá que você receba mais trabalhos, mas também o ajudará a fidelizar o cliente. Muitos tradutores hoje em dia entregam com atraso - várias vezes, até 48 horas após o prazo. É um "mal" crescente na nossa profissão nos dias de hoje. Ao entregar a tempo ou antes do prazo, você ganha pontos com seu cliente.